Kanban: 4 passos para implementar em uma equipe

Como usar Kanban em quatro passos

O kanban pode ser utilizado em diversas áreas, como por exemplo, desenvolvimento de software, gestão de TI, novos negócios, design, finanças, marketing, operações, entre outras.

O uso adequado dessa ferramenta pode trazer agilidade e organização. Agilidade em responder às mudanças que surgem ao longo da execução de tarefas e projetos, e organização, formando um time que trabalha de forma mais eficiente sem gerar muito ruído nas comunicações.

Sendo assim, uma forma simples de implantar o kanban em sua equipe, em quatro passos, é mostrada a seguir:

1. Equipe

• É importante que a equipe esteja preparada para assimilar os conceitos e princípios do kanban. Pode haver resistência, uma vez que a transparência traz como consequência a visualização de quem é produtivo e também de quem é improdutivo;
• Apresente os conceitos, princípios, e um exemplo básico de uso do kanban e dos benefícios que a equipe poderá obter com seu uso;
• Sempre é bom lembrar que, independentemente da ferramenta, a equipe é a parte mais importante. Uma equipe capacitada funciona bem com qualquer ferramenta, enquanto que uma equipe incapaz geralmente falha utilizando até mesmo o melhor dos métodos.

Tendo entendido o básico da ferramenta, é possível construir o kanban que mais irá atender as necessidades da sua equipe;

2. Identificando Estágios do Trabalho

• Identifique os Estágios de Trabalho que sua equipe segue para concluir um produto, projeto ou serviço. O fluxo mais comum começa em “TO DO” e termina em “DONE”, geralmente com “WIP” (Working In Progress) no meio, mas pode ser alterado para o que melhor se adaptar ao seu contexto;
• Identifique as Classes de Trabalho, como, por exemplo [user storie], [bug], [defeito], [melhoria], [teste], [requisito], etc. que vão ajudar a categorizar o trabalho e melhor organizar o quadro;
• Tente definir limites de tempo que cartões podem ficar em determinados estágios, por exemplo, um cartão não pode ficar mais que duas horas em “TO DO” se for do tipo [defeito].

Com o quadro montado e as regras definidas e claras para todo o time, é possível avançar para a parte mais importante do kanban: a priorização do trabalho. A priorização é especialmente importante, pois mantém o foco do que realmente se deve fazer em primeiro lugar, que vai entregar valor primeiro para o cliente ou para a organização.

Figura 1: Exemplo de Kanban com tarefas.

3. Priorização

• Posicione o que é mais prioritário (tem que ser feito antes) sempre na parte superior do kanban. Se desejar, pode separar o quadro em categorias, mas mantendo entre elas essa estrutura de priorização. Isso permite entregar valor rapidamente (produto que já pode ser usado/vendido), seguindo o princípio de Pareto (princípio 80/20) aplicado ao desenvolvimento, onde 80% do valor de seu produto pode ser gerado com 20% do trabalho total;
• Mantenha um controle constante do que é prioritário identificando, sempre que possível, mudanças na ordem ou novos cartões que sejam necessários. Dessa forma você melhora a qualidade e reduz os custos, eliminando/adiando o trabalho desnecessário.

Problemas que a priorização ajuda a evitar: entrega de software inútil, cliente insatisfeito, metas ou sprints (no caso do SCRUM) não atingidas, demora em entregar bugs e melhorias, dificuldade realocação de times e suas capacidades dentro da equipe.

Na Figura 1 é mostrado um exemplo de kanban priorizado, onde os itens com marcas em vermelho são mais prioritários em relação ao com marca em azul, ou seja, os itens em vermelho geram mais valor ao produto final que os itens em azul. Por isso, uma boa prática consiste em a equipe iniciar as tarefas realizando os itens com maior prioridade.

Figura 2: Exemplo de kanban priorizado.

Finalmente, é bastante importante ter métricas o fluxo de trabalho, principalmente para atingir a melhoria contínua.

Medição e Melhoria Contínua

• Estabeleça um sistema de medição simples como: trabalho que precisa ser feito e o que foi feito até o instante (no SCRUM utiliza-se bastante o burndown chart, ou gráfico de consumo), lead time, etc.
• Simule os riscos durante a execução do trabalho, procurando encontrar os gargalos antes que eles apareçam. Isso ajuda a determinar planos de ação preventivos, que diminuem consideravelmente os riscos. Existem tanto métodos de simulação como ferramentas automáticas que ajudam nessa tarefa;
• Para atingir a melhoria contínua (Figura 3), adaptação é a palavra-chave. Não cometa o erro de achar que aquele kanban que você e sua equipe montaram no início vai permanecer igual para sempre. É necessário mente aberta para identificar oportunidades de melhoria, como, por exemplo, adaptar o fluxo com mais ou menos estágios ou aprender a priorizar o que gera mais valor.

Figura 3: Melhoria contínua.

Em resumo, kanban é disciplina, transparência, priorização e adaptação. Sua correta utilização pode trazer muito valor para uma organização, para uma equipe ou até mesmo para um projeto pessoal.

Ele é fácil de montar e de se manter atualizado, sempre respondendo às mudanças que aparecem no meio do caminho.

Vale ressaltar que, apesar de uma boa ferramenta, o mais importante para um projeto ou organização funcionar é que a equipe seja boa.


Fonte:http://www.devmedia.com.br/kanban-4-passos-para-implementar-em-uma-equipe/30218